Trashing… la nostra immondizia è fonte di informazioni! (risposte alle domande)

Alcuni lettori del blog mi hanno rivolto alcune domande riguardo al post “Trashing… la nostraimmondizia è fonte di informazioni!”, pubblicato lo scorso 17 dicembre.

Sono molto sorpreso e gratificato nel constatare quanto questi post, e in generale questo giovane blog, abbiano attirato l'attenzione di così tanti lettori.

Dal giorno della sua nascita, era il 19 ottobre, il blog ha visto l’accesso di circa 1.600 utenti e sono numerosi i feedback inviati di apprezzamento, ma anche di critica e di invito a fare di più o ad approfondire determinati argomenti. Nell'ultimo periodo il blog ha registrato una media di 40 accessi al giorno.

In particolare il post “Trashing… la nostra immondizia è fonte di informazioni!” ha scalato la classifica degli argomenti più apprezzati in sole 24 ore. Un vero successo!

Probabilmente il motivo è da attribuire alla generale inconsapevolezza di quanto la carta che buttiamo possa permettere una frode.

E’ frequente osservare, infatti, come i processi di redazione di un documento riservato si concentrino soprattutto sulla forma espositiva, sulla profondità delle analisi, sulla completezza degli argomenti trattati…. ma non sulla sorte che quel documento avrà se gettato tra i rifiuti.

Ho deciso pertanto di rispondere alle domande pervenutemi tramite un nuovo post, invitando i lettori ad utilizzare i “commenti” per porre nuove domande o contribuire alla discussione.

*   *   *   

   1.  Esistono procedure standard che assicurano il corretto smaltimento dei documenti riservati in un contesto professionale?
Sì. Esistono protocolli che possono essere applicati in ogni contesto lavorativo. 

Si potrebbero definire innanzitutto le “procedure di buon senso” da seguire ogni qualvolta si debbano distruggere documenti. A queste “buone regole” si possono aggiungere veri e propri modelli di prevenzione del rischio di trashing. Questi modelli mirano ad assicurare la totale irrecuperabilità del documento distrutto.

            2.  In ufficio uso il “tritacarta”, ma non posso certo utilizzarlo anche a casa…

Generalmente, salvo casi specifici, la quantità della documentazione sensibile che si gestisce in famiglia non è così rilevante. Riguarda soprattutto estratti conto bancari e di carte di credito, bollette delle utenze, comunicazioni con la PA, eccetera. Le modalità di distruzione “casalinga” sono lasciate alla fantasia, l’obiettivo è sempre lo stesso: impedire agli estranei l'accesso al contenuto del documento. Ho sentito che alcuni colleghi molto attenti a salvaguardare la loro privacy, dopo aver sminuzzato il documento in parti molto piccole, lo smaltiscono con una bella tirata dello sciacquone… Forse eccessivo, ma sicuro!

            3.  Il tritacarta dell’ufficio è troppo lento, si inceppa continuamente, bisogna svuotarlo di frequente e poi non è sufficiente per distruggere tutta la documentazione prodotta dallo Studio. Il risultato è che non lo usa nessuno e si preferisce strappare il documento a mano per poi imbucarlo del bidone della carta…

Questo è il classico motivo per cui il trashing è una pratica di frode molto diffusa. A volte le riunioni con la clientela durano molto di più del previsto. Pertanto appena si conclude il meeting si recuperano le copie rimaste sul tavolo e le si butta frettolosamente (solitamente questa attività di smaltimento è delegata al professionista più giovane. Non è forse così?). Distruggere in modo ottimale la documentazione riservata è attività onerosa ma necessaria, altrimenti si rimarrà sempre esposti al rischio di trashing.

  

    4.  Non ho la minima idea di quale sorte abbia la carta una volta che la si butta nei cestini…

I processi di smaltimento sicuro della documentazione stabiliscono una serie di accorgimenti e attività che iniziano dal momento in cui si è esaurita la funzione/utilità del documento e terminano con la consapevolezza che il suo contenuto non possa più essere ricostruito. Non essere a conoscenza del ciclo di smaltimento dei rifiuti dell’ufficio significa non gestire adeguatamente il rischio di trashing.

    5.  Hai suggerimenti? Come si potrebbe introdurre un minimo di regole senza ricorrere alle solite procedure che intralciano il lavoro e alla fine non servono a nulla?

Il riferimento alle “procedure che intralciano il lavoro e che alla fine non servono a nulla”, lo condivido. Troppe volte, infatti, sono introdotte in azienda procedure inutili perché troppo complesse o perché inapplicabili, in molti casi disegnate da chi non ha la minima idea o esperienza di come funziona il ciclo lavorativo. Alla fine si producono tante regole e tanta carta il cui destino è quello di essere archiviata in qualche armadio e dimenticata. La moda di “proceduralizzare” ogni aspetto della vita lavorativa, peraltro, non sembra aver prodotto grandi benefici dal punto di vista della lotta alle frodi.

In ogni caso, per rispondere alla domanda si potrebbero introdurre alcuni di questi semplici  accorgimenti:

a)    numerare le bozze distribuite in modo tale da essere certi di poterle recuperare tutte al termine della riunione (anche la documentazione in bozza lasciata al cliente potrebbe essere smaltita in modo non sicuro);

b)    sensibilizzare il lavoratore/professionista a limitare le stampe inutili e a distruggere il documento con la necessaria perizia;

c)     potrebbe essere necessario l’utilizzo di sistemi di distruzione meccanica (il famoso“trita carta”) solo per quelle parti realmente “sensibili” del documento, riducendo così i tempi di smaltimento;

d)    sensibilizzare il personale con una formazione specifica sulla tematica del trashing e sulle conseguenze, anche legali, che potrebbero colpire l’azienda, o lo Studio, qualora fosse accertata una superficialità/carenza negli obblighi di riservatezza;

e)     stabilire quali documenti possono essere gettati tra i rifiuti senza particolari accorgimenti e quali invece meritano di essere distrutti tramite una procedura specifica;

f)     essere coscienti dell’intero ciclo di smaltimento della carta, in modo da assicurare che l’accesso ad essa sia impedito a persone estranee ai soggetti preposti a questa attività;

g)    (SI ACCETTANO ULTERIORI CONTRIBUTI DA PARTE DEI LETTORI).

        6.  Sei a conoscenza di sistemi che ricostruiscono i documenti dopo che questi sono stati triturati? 
In passato ho approfondito questo aspetto ponendo la medesima domanda a chi è più esperto di me sull’argomento. Ho ricevuto risposte di varia natura. Quella più interessante mi è stata fornita da un agente speciale dell’FBI di Los Angeles. Sembra che esista un software abbinato ad un particolare scanner che ricostruisce come un puzzle i tasselli del documento triturato, riconoscendo quelli “bianchi” (che non riportano caratteri) da quelli che contengono parti di parole o numeri. Successivamente il software riesce a combinare i tasselli in modo da poter leggere le parti scritte del documento. E' fantascienza? Può darsi. Credo che se esistessero questi metodi di ricostruzione, essi implicherebbero costi enormi e tempi piuttosto lunghi per l'ottenimento di qualche risultato. Si potrebbe immaginare che tali apparati, se esistessero veramente, siano utilizzati dall'intelligence e solo per questioni inerenti alla sicurezza nazionale. 

Ovviamente se qualche lettore avesse informazioni a riguardo lo invito ad integrare quanto ho scritto.