Controllo delle mail aziendali. Si può?

L'argomento di oggi è certamente di attualità.
Tratta del potere del datore di lavoro di controllare il lavoratore ottenendo evidenze probatorie per procedere al licenziamento per giusta causa.

Può dunque il datore di lavoro controllare la posta elettronica del dipendente?

Nella quasi generalità delle aziende strutturate, vige un regolamento interno che vieta l’utilizzo dei dispositivi elettronici aziendali per fini personali.
Ma questo generico divieto è sufficiente per legittimare i controlli sui messaggi di posta elettronica?

Una recente Sentenza della Corte Europea dei Diritti dell'Uomo (Case of Barbulescu v. Romania, Application n. 61496/08) ha ritenuto non sufficiente il generico divieto all'uso della posta aziendale per fini privati.
Nel caso trattato dalla Corte, infatti, non è stata fornita al dipendente alcuna informazione relativa alle modalità di controllo che l'azienda avrebbe messo in atto per vigilare sull'utilizzo della posta elettronica.

La sentenza è certamente importante anche perché traccia una sorta di vademecum per valutare la legittimità dei controlli aziendali sui messaggi di posta elettronica dei dipendenti.

Vediamo dunque quali sono le condizioni di base per il controllo delle mail.

Innanzitutto tali condizioni si traducono in un sostanziale obbligo da parte del datore di lavoro di informare in modo dettagliato ed esaustivo il proprio dipendente:

1. sulla possibilità che l'azienda avvii attività di controllo dei messaggi di posta elettronica;
2. sulle modalità e sullo scopo di tali controlli;
3. sul momento di inizio delle attività di accertamento.

Inoltre, quando l'attività di monitoraggio si è conclusa, l'azienda dovrà informare il dipendente riguardo:

1. quante e quali comunicazioni sono state oggetto di controllo;
2. al periodo nel quale è avvenuto il monitoraggio;
3. quante persone hanno avuto accesso ai messaggi di posta;
4. alle motivazioni che hanno spinto l'azienda a procedere alle attività di sorveglianza.

Da osservare che anche lo strumento tecnico utilizzato dall'azienda per il monitoraggio è rilevante ai fini del giudizio sulla legittimità del controllo.
Infatti la Sentenza della Corte Europea afferma con chiarezza che il controllo è in ogni caso illegittimo se potevano essere adottati metodi e/o strumenti meno invasivi della privacy del lavoratore.

E' doveroso, infine, richiamare un principio più volte ribadito dalla giurisprudenza italiana e europea che distingue le mail professionali da quelle private, le quali non possono essere in alcun modo oggetto di controllo.
Le sole email di carattere professionale possono costituire oggetto di monitoraggio esclusivamente se necessario per la sicurezza o per altri motivi legittimi e solo a seguito di preventiva informativa ai lavoratori.

In ogni caso non sono ammessi controlli prolungati, costanti o indiscriminati e non è consentito l'utilizzo di applicazioni tecniche che vigilano in modo permanente sull'utilizzo della posta elettronica da parte del lavoratore.