La contabilità "nera"

Le espressioni "contabilità nera" o "contabilità parallela" sono da sempre utilizzate dai cronisti giudiziari per descrivere fatti di illecito contabile.
Ma cosa si intende esattamente con questi termini?

Innanzitutto è bene precisare, in base all'esperienza di chi scrive, che il fenomeno è molto diffuso e riguarda aziende di ogni dimensione, operanti in qualsiasi mercato.

Per contabilità nera o parallela si intende un insieme di appunti, tabelle, dettagli, schemi, annotazioni, promemoria, riferiti ad operazioni non contabilizzate, solitamente tenuti in forma riservata, criptica o anonima in luoghi virtuali o fisici, protetti da apparati o password che ne rendono difficile l'accesso.
Naturalmente nella realtà moderna si utilizzano file criptati salvati su memorie esterne o PC conservati al di fuori degli ambienti aziendali.

In buona sostanza l'azienda si trova ad avere due contabilità, una "ufficiale", periodicamente sottoposta alle verifiche e controlli dai vari organismi a ciò preposti (revisori dei conti, sindaci, internal auditor, comitati per il controllo e organismi di vigilanza) e un'altra, "parallela" o "reale", contenente tutte le rilevazioni contabili, sia quelle ufficiali sia quelle occulte ed illegittime.

Chi ha accesso alla contabilità nera, conseguentemente, conosce ogni aspetto della situazione dell'azienda sotto tutti i profili: gestionale, amministrativo, economico, finanziario, patrimoniale eccetera, eccetera.
La contabilità parallela dunque risulta essere la sola contabilità veritiera. Mentre la contabilità ufficiale risulta essere falsa o incompleta, con la conseguenza che ogni comunicazione sociale diffusa dell'azienda sarà inficiata da tale grave difetto.

Si tenga presente che la contabilità è una fonte informativa primaria, grazie alla quale si alimentano tutte le altre comunicazioni sociali, ma è anche una fonte "unilaterale" dell'imprenditore, che solo tramite determinate procedure di audit contabile può essere confermata.

Il fenomeno delle frodi contabili si complica ancora di più se nella contabilità ufficiale, a prescindere dall'esistenza di contabilità parallele, sono iscritte anche operazioni illegittime ma verosimili o ragionevolmente attendibili. Anche in questo caso la contabilità sarà intaccata da difetti tali da renderla potenzialmente non veritiera, ma di quest'ultima fattispecie si è già diffusamente scritto in altre occasioni.

Vita da revisori

Sulla scia del successo riscosso dal post "Qui è vietato rubare!" (all'8° posto dei più cliccati di sempre) propongo un nuovo tag chiamato "Vita da revisori".

Alcuni lettori, infatti, identificandosi nel giovane revisore, hanno inviato alcuni aneddoti tragicomici di vita professionale.

Materiale molto interessante ed unico nel suo genere, anche perché si tende a non raccontare i tanti episodi vissuti in revisione, forse per la privacy o per gli obblighi di riservatezza o ancora per evitare complicazioni interne o forse, più semplicemente, perché trattandosi di fatti a volte molto bizzarri o estremi "...tanto non ci crederebbe nessuno".

Ore 20.48 di lunedì 31 dicembre 2012: 

responsabile amministrativo in attesa dello staff accountant 

Voce dunque ai revisori!

Per chi fosse interessato a condividere le proprie esperienze mi contatti e cercheremo di divulgarle in maniera divertente e leggera.

"Qui è vietato rubare!"

Il giovane staff accountant si diresse con forzata convinzione verso l’ufficio del Direttore Generale.
Tra le mani una lunga check-list.

Quella mattina doveva porre alcune domande all'alto dirigente, forse un po’ scomode, ma si sa, lo prevede la procedura di revisione contabile.
Il tutto si sarebbe esaurito in pochi minuti con l'annotazione di una bella “X” sul quadratino del "SI" o su quello del "NO" e con qualche appunto di descrizione.

Ogni anno la stessa storia, ma è la procedura. Un’attività tra le tante.

Un’ultima aggiustatina alla cravatta, un respiro profondo, poi bussò alla porta.

“E’ permesso?!? ...posso entrare? Altrimenti torno più tardi… o un altro giorno… o quando vuole lei…!”.
“Ohh, il nostro giovane revisore… Venga! Venga!”, rispose il Direttore. “Iniziamo subito, ho solo qualche minuto da dedicarle!”. “Si accomodi qui!". "Ha già preso il caffè?”.

Dopo qualche minuto di convenevoli e dopo aver atteso invano il caffè, il giovane fresco di laurea, con la lista delle domande in mano, iniziò a leggere.

Dapprima i quesiti generali, del tipo “Da quanto ricopre la funzione? Quanti dipendenti ha l’azienda? Come va il mercato? Come sono i rapporti con i concorrenti? L'ammontare del fatturato, eccetera eccetera.

Ad ogni risposta seguiva una breve annotazione sulla linea già tracciata sul foglio.
Tutto stava procedendo come da programma. Sino alla fatidica domanda.

L’ultima della lista. E non era un caso.

“NELL'ULTIMO ANNO SI SONO VERIFICATI CASI DI FRODE IN AZIENDA?".

Con la mano impercettibilmente tremolante per una sorta di "ansia da reazione", il revisore si preparò a tracciare una X liberatoria sul prevedibile "NO!".

Nel gigantesco ufficio, però, calò il silenzio. 

Si rabbuiò la stanza. 

Si interruppero d’improvviso i suoni. 

E una gocciolina di sudore attraversò la fronte del giovane che strinse ancor di più le gambe accavallate. E come un pugile alle corde si preparò ad incassare il gancio sinistro accompagnato dal montante destro.

Il suo sguardo vitreo e inespressivo incollato sulla lista delle domande. In attesa. 

Il tempo si fermò.

Il manager lo stava fissando con occhi rapaci e con quel tipico turbamento di chi sta cercando in tutti i modi di manifestare al tempo stesso rabbia e incredulità.

Dopo qualche istante ancora, togliendosi con fare plateale gli occhialini griffati, il Direttore tuonò: “ma sta scherzando-oo?!??? Frodi da noiiii???? Ma per chi ci ha presi? Per la banda bassotti??? 
Qui è vietato rubare!! 
Se lo ricordi! …e lo scriva! 
Lo scriva a caratteri  C U B I T A L I ! !
Scriva: "il Direttore Generale, sconvolto da questa domanda offensiva afferma: “qui in azienda è severamente vietato rubare!!!”.

E cupo in volto riprese subito: “Ha compreso? Oppure fra un anno viene ancora qui a sostenere queste fesserie?”.

Sarebbe stato ancor più scenografico accompagnare la falsa ira con lo spumeggiamento salivario, ma quella mattina al manager non riuscì proprio far di meglio.

Il giovane incassò il colpo così come altri prima di lui avevano dato prova di saper fare.

Con la limpidezza semplice e genuina tipica di chi non si lascia intaccare da certi atteggiamenti, incise la X sul NO.

Ritirò la micromina nella tasca della giacca e dimostrando al manager un'inaspettata dignità, senza commentare, con un impercettibile espressione disillusa, si alzò.

“Per oggi può bastare. La ringrazio per la disponibilità”, disse con voce ferma.

Si voltò e si diresse lentamente verso l’uscita, consapevole di aver aggiunto un prezioso tassello alla lunga e complessa serie di procedure di revisione che quel giorno sarebbe stato chiamato a svolgere.

Il manager con la piuma di fagiano (vite da forensic accountant)

A volte un comportamento insolito o stravagante, per non dire violento, può essere sintomo di una frode in atto.

Intendiamoci però, al giorno d'oggi in ufficio se ne vedono davvero di tutti i colori e la famosissima sitcom Camera Caffè è riuscita a rappresentarlo molto bene!
Pertanto le regole puramente empiriche potrebbero non essere molto significative.

A tal proposito ho ancora molto vivo il ricordo di un'attività di fraud auditing che svolsi agli albori della mia carriera.
Si trattava di una filiale italiana appartenente ad un gruppo tedesco operante nel mercato dell'elettronica di consumo.
Ebbene questa piccola realtà italiana, costituita da poco più di 30 dipendenti, era totalmente in balia di un amministratore iracondo, eccentrico e... ladro.

La situazione di particolare gravità venne a galla grazie al numero verde anti-frode istituito dalla casa madre, ma mai reclamizzato nella filiale italiana (sic!), al quale giunse una segnalazione anonima.
La fonte descrisse di come nel corso di una riunione, alla domanda su che sorte avessero avuto le forniture di vini pregiati destinati ad omaggiare la migliore clientela, l'amministratore, in uno dei suoi frequentissimi scatti d'ira, avesse scagliato verso il suo interlocutore un mug, con tutto il suo contenuto (caffè e latte, per la precisione).

Successivamente la casa madre ricevette ulteriori segnalazioni; delle vere e proprie richieste d'aiuto, nonché prove documentali a dimostrazione di varie ruberie, truffe e alterazioni contabili.
Pertanto si decise di intervenire inviando un ispettore.
Ebbene, il povero ispettore il giorno dopo il suo arrivo presso gli uffici italiani si vide "accompagnare" alla porta dal corpulento amministratore (un omone baffuto di 140 kg per 2 metri di altezza).

Il fatto provocò l'intervento diretto del potentissimo Socio Fondatore e Presidente Operativo Globale della multinazionale, non foss'altro perché il giovane ispettore preso a calci, era... suo nipote!

Sì organizzò dunque un blitz.
Il "commando", alle dirette dipendenze del Presidente Globale appositamente arrivato da Berlino, era composto da un avvocato giuslavorista, da due fraud auditor (il sottoscritto e un collega), dall'ispettore malmenato e da... una guardia del corpo!

Ebbene sì! Il truce amministratore si vantava si possedere una collezione di armi da caccia, frustini e altri mezzi di offesa di foggia medioevale, tutti esposti in bella mostra nel proprio ufficio.

Alle ore 10.30 di un nebbioso martedì di dicembre, si presentò presso la portineria dell'azienda il Presidente Globale chiedendo di incontrare l'amministratore, il quale, mostrando sorpresa per la visita inaspettata, lo fece subito accompagnare in sala riunioni.
Dopodiché chiese alla segretaria di portare... il mug con caffè e latte.

Alle ore 10.45 fece irruzione il resto del "commando"!
Ognuno di noi aveva un ruolo.
L'avvocato, insieme al Presidente Globale, provvide all'immediata sospensione dell'amministratore dalle attività lavorative, noi fraud auditor iniziammo a fotografare e a catalogare tutta la documentazione e gli oggetti contenuti negli uffici, a sigillare gli armadi e i cassetti, a conservare il contenuto dei cestini dei rifiuti e a verbalizzare le prime testimonianze dei dipendenti sui fatti accaduti, la guardia del corpo si occupò invece di mettere in sicurezza le varie armi disseminate nei locali societari, l'ispettore, ancora piuttosto impaurito, fu mandato dallo zio ad ispezione l'automobile di rappresentanza data in uso all'amministratore e parcheggiata nel piazzale antistante l'azienda.

Alle 13.30 l'amministratore lasciò i locali aziendali e con un taxi si diresse verso casa. Aveva con sé due grossi scatoloni contenenti gli oggetti di sua proprietà. Oggetti, beninteso, fotografati, catalogati e fatti dichiarare formalmente "come propri" all'amministratore.

Seguì, nel pomeriggio, la riunione generale con i dipendenti.
Alcuni erano ancora molto scossi, altri increduli e altri finalmente sereni. Tutti però quel giorno ebbero la percezione che il passato... era veramente passato!

Ci accolsero come se fossimo stati l'Esercito della Salvezza.

Seguirono due settimane di intenso lavoro. Dovemmo ricostruire a tempo di record i fatti fraudolenti più eclatanti, calcolando i danni arrecati all'azienda e inventariando i molti beni aziendali sottratti illecitamente dall'amministratore, il tutto attraverso l'analisi approfondita della documentazione amministrativa, contabile e bancaria.

Il Presidente Globale decise di nominare il nipote come nuovo amministratore pro-tempore della sede italiana e di riconoscere un aumento di stipendio a tutti i dipendenti a titolo di risarcimento per ciò che avevano subìto.
Mentre per l'amministratore disonesto la sorte fu decisa in base all'esito delle attività di fraud auditing: licenziamento per giusta causa e denuncia all'Autorità giudiziaria.

Osservo, per concludere, che i primi sospetti di frode in capo all'amministratore, cominciarono ad emergere non tanto per il suo comportamento violento (materia più di competenza sindacale) o eccentrico (usava presentarsi in azienda, da buon patriota tedesco, indossando il "ledertracht", cioè l'abito tradizionale dell'Alta Baviera, con tanto di copricapo accessoriato con una lunga e vigorosa piuma di fagiano) ma perché, al suo arrivo, fece insonorizzare il proprio ufficio e periodicamente usava commissionare approfondite bonifiche elettroniche al fine di individuare eventuali apparati di spionaggio...

s.m. 
(forensic accountant)

C'è chi froda... prendendo un taxi

OVERTURE
Una volta giunto a destinazione il tassista si voltò verso il suo cliente e gli disse: "Signore, eccoci in piazza Garibaldi. Sono 8 euro". "Ecco qui!" rispose il passeggero e subito proseguì chiedendo: "Mi potrebbe fare una ricevuta? Ma non si preoccupi, la compilo io... non le voglio far perder tempo". "Grazie, lei è molto gentile Signore, buona giornata" rispose il tassista consegnando al suo cliente una ricevuta in bianco.
Una volta giunto nel suo ufficio, il manager compilò la ricevuta inserendo la data e l'importo della corsa. Scrisse: € 33,50.
Dopodiché completò l'opera con uno scarabocchio illeggibile nel posto adibito alla firma del tassista.
Come ogni mese, dei sui 29 anni di carriera, prese la ricevuta del taxi, la mise insieme alle altre spese di viaggio e richiese il rimborso alla sua azienda.
Un totale di 485,35 euro, di cui 305,50 euro a fronte di corse effettuate con il taxi.

ATTO I
Qualche anno dopo un giovane fraud auditor appena assunto dalla funzione di internal audit, fu incaricato, per farsi le ossa, di verificare le spese di viaggio presentate mensilmente dal management per ottenere il rimborso.
Era quella un'attività considerata da tutti i colleghi più anziani noiosa e umile, che nessuno voleva svolgere.
Il giovane si mise subito con entusiasmo a verificare la corrispondenza tra l'ammontare complessivo dei rimborsi mensili richiesti e la sommatoria delle singole pezze giustificative allegate (scontrini, ricevute, biglietti di viaggio, eccetera).
Questo primo controllo non fece riscontrare alcuna anomalia di rilievo.
Scorrendo però i giustificativi di spesa, il giovane notò una circostanza singolare.
Mentre le cene, i pranzi, i viaggi in aereo e in treno e i pernottamenti in albergo erano supportati da documentazione chiaramente prodotta da dispositivi elettronici quali i registratori di cassa, la totalità delle ricevute dei taxi apparivano compilate a mano!
"Questo potrebbe essere normale", pensò il giovane.
Ma dopo una più attenta analisi, osservò che raramente tali ricevute contenevano la data, il luogo di partenza e quello di destinazione, e ciò avrebbe meritato un ulteriore approfondimento...

ATTO II
Le ulteriori analisi portarono a focalizzare le verifiche proprio sul manager che qualche anno prima prese il taxi che lo portò in piazza Garibaldi.
Il giovane isolò tutte le ricevute che apparivano compilate con la medesima calligrafia o riportanti una firma (scarabocchio) molto simile.
Iniziò dunque ad elencare in un foglio elettronico tutte le ricevute ritenute "anomale", inserendo la data del viaggio e la città presso la quale la corsa era stata effettuata.
Da queste semplici attività risultò che molte delle ricevute sospette appartenevano ad un'unica organizzazione di tassisti, inoltre le ricevute allegate ai rimborsi sembravano far parte di uno stesso blocchetto (molte di esse riportavano una particolare lacerazione nel medesimo punto).
In seguito ad altre verifiche incrociate che il fraud auditor effettuò in collaborazione con l'ufficio personale, la segreteria del manager ed altre strutture aziendali, si individuarono numerose altre incongruenze.
Ad esempio che il manager non poteva aver utilizzato il taxi in quel giorno o in quella città in quanto impegnato in altri luoghi oppure che la spesa chiesta a rimborso non era coerente con il tragitto effettuato (aeroporto-ufficio oppure sede del cliente-ufficio).

EPILOGO
Da una superficiale ispezione presso l'ufficio del manager si accertò che quest'ultimo era in possesso di alcuni blocchetti di ricevute di taxi e, in particolare, di quello intaccato dalla lacerazione notata dal giovane fraud auditor.
I sospetti dunque furono confermati da riscontri oggettivi.
Ulteriori verifiche appurarono che quel manager disonesto si era intascato negli anni non meno di 20.000 euro a fronte di richieste di rimborso spese illegittime.

*   *   *

Peraltro mi sono sempre chiesto perché anche per le corse in taxi non si possa prevedere il rilascio di una ricevuta elettronica contenente i dati effettivi della prestazione (data, ora, luogo di partenza, luogo di destinazione, km percorsi, numero passeggeri, tariffa al km, costo complessivo del viaggio).
Ciò aiuterebbe da una parte a limitare i rischi di frode aziendale e dall'altra anche quelli legati all'evasione fiscale.


News:
Regione Liguria: spese pazze per i TAXI (25.6.14)