Ma cosa si intende esattamente con questi termini?
Innanzitutto è bene precisare, in base all'esperienza di chi scrive, che il fenomeno è molto diffuso e riguarda aziende di ogni dimensione, operanti in qualsiasi mercato.
Per contabilità nera o parallela si intende un insieme di appunti, tabelle, dettagli, schemi, annotazioni, promemoria, riferiti ad operazioni non contabilizzate, solitamente tenuti in forma riservata, criptica o anonima in luoghi virtuali o fisici, protetti da apparati o password che ne rendono difficile l'accesso.
Naturalmente nella realtà moderna si utilizzano file criptati salvati su memorie esterne o PC conservati al di fuori degli ambienti aziendali.
In buona sostanza l'azienda si trova ad avere due contabilità, una "ufficiale", periodicamente sottoposta alle verifiche e controlli dai vari organismi a ciò preposti (revisori dei conti, sindaci, internal auditor, comitati per il controllo e organismi di vigilanza) e un'altra, "parallela" o "reale", contenente tutte le rilevazioni contabili, sia quelle ufficiali sia quelle occulte ed illegittime.
Chi ha accesso alla contabilità nera, conseguentemente, conosce ogni aspetto della situazione dell'azienda sotto tutti i profili: gestionale, amministrativo, economico, finanziario, patrimoniale eccetera, eccetera.
La contabilità parallela dunque risulta essere la sola contabilità veritiera. Mentre la contabilità ufficiale risulta essere falsa o incompleta, con la conseguenza che ogni comunicazione sociale diffusa dell'azienda sarà inficiata da tale grave difetto.
Si tenga presente che la contabilità è una fonte informativa primaria, grazie alla quale si alimentano tutte le altre comunicazioni sociali, ma è anche una fonte "unilaterale" dell'imprenditore, che solo tramite determinate procedure di audit contabile può essere confermata.
Il fenomeno delle frodi contabili si complica ancora di più se nella contabilità ufficiale, a prescindere dall'esistenza di contabilità parallele, sono iscritte anche operazioni illegittime ma verosimili o ragionevolmente attendibili. Anche in questo caso la contabilità sarà intaccata da difetti tali da renderla potenzialmente non veritiera, ma di quest'ultima fattispecie si è già diffusamente scritto in altre occasioni.
