"Frodi occupazionali" e "frodi on the book". Esiste un legame?

In passato il blog si è già occupato di frodi occupazionali così come delle frodi cosiddette "on the book", ma ora è giunto il momento di parlare del loro stretto legame.

Pensiamo ad un direttore commerciale che stipula contratti di vendita sottoprezzo di un dato prodotto al fine di favorire uno specifico cliente.
L'azienda subirà un danno direttamente correlato al comportamento del suo dirigente, in quanto quest'ultimo ha applicato condizioni economiche di vendita inferiori a quelle minime previste dalle politiche aziendali.
Siamo quindi nel campo delle frodi commesse da dipendenti (dirigenti) infedeli, definite in letteratura "frodi occupazionali".

Ora consideriamo l'aspetto contabile.

La vendita sottoprezzo sarà rilevata contabilmente come ogni altra operazione.
In questo caso avremo due possibili scenari:

• il gestionale-contabile è progettato per calcolare il prezzo unitario del prodotto e confrontarlo con i limiti minimi di prezzo previsti dalle politiche aziendali. In questo caso, pertanto, il sistema di controllo segnalerà un "alert" invitando la funzione di "audit commerciale" a verificare la transazione in oggetto;
• il gestionale-contabile non è progettato per effettuare controlli automatici di primo livello sulle transazioni inserite. In questo caso il manager continuerà indisturbato ad effettuare vendite sottoprezzo senza che nessuno se ne accorga; almeno fino a quando commetterà il classico "passo falso".

In entrambi gli scenari descritti siamo in presenza di una frode "on the book", poiché dalle rilevazioni contabili è possibile rinvenire le tracce dell'atto fraudolento.

E' bene precisare che la transazione irregolare, almeno in teoria, potrebbe essere scoperta anche senza il ricorso ai dispositivi di controllo automatico sulle rilevazioni inserite in contabilità, ad esempio grazie ad un'attività di revisione contabile ovvero di audit interno di routine oppure ancora grazie alle lamentele dei clienti che si vedono applicare condizioni economiche più svantaggiose rispetto al soggetto favorito dal direttore commerciale.

I controlli automatici di "primo livello", insieme al rispetto di corrette procedure di contabilizzazione basate anche sulla separazione delle mansioni (distinguendo il controllore dal controllato in ragione delle teorie sulla "segregation of duties"), potrebbero limitare di molto fenomeni quale quello appena descritto. 

Frode aziendale. L'approccio italiano al problema

Capita sempre più spesso di dover affrontare un caso di frode commessa da un dipendente infedele.
Ma come è affrontato il problema in Italia?

Secondo recenti ricerche che saranno pubblicate tra breve, la gestione di un caso di frode in azienda ha natura "emergenziale", perché basata maggiormente sulla repressione piuttosto che sulla prevenzione e sulla deterrenza.

Ciò è dovuto principalmente alla carenza di strutture aziendali professionalmente preparate ad affrontare e gestire un caso di frode occupazionale.
Generalmente, infatti, sono sviluppate e ben organizzate le funzioni di internal audit e di governance ma non altrettanto le funzioni di fraud auditing interno, appositamente strutturate per scoprire, investigare e dimostrare le irregolarità aziendali.

Tali strutture di fraud audit, nei casi osservati, dipendono funzionalmente dal responsabile "security" ovvero dal responsabile internal audit e molto spesso non godono dell'autonomia e dell'indipendenza necessaria a garantire il buon esito dei propri accertamenti.

Si consideri che la frode in Italia è scoperta per lo più casualmente e che la reazione dell'azienda non sempre ha un approccio scientifico e finalizzato a recuperare le somme sottratte.

Anzi, la ricerca traccia un quadro piuttosto desolante in cui la frode:
- è gestita in emergenza;
- con strutture ed informazioni inadeguate;
- da personale non avente gli skills e le competenze specifiche;
- in un clima di scarsa collaborazione tra le diverse funzioni aziendali;
- nell'impossibilità di apportare concreti miglioramenti ai modelli di prevenzione (se esistenti).

In molti casi gli investimenti in sicurezza e prevenzione sono visti come poco utili al business e/o al conto economico e se non ci sono risorse proporzionali alle dimensioni e all'organizzazione aziendale, i pochi sforzi profusi nel contrasto ai fenomeni fraudolenti rischiano di essere inefficaci se non addirittura dannosi.