Pensiamo ad un direttore commerciale che stipula contratti di vendita sottoprezzo di un dato prodotto al fine di favorire uno specifico cliente.
L'azienda subirà un danno direttamente correlato al comportamento del suo dirigente, in quanto quest'ultimo ha applicato condizioni economiche di vendita inferiori a quelle minime previste dalle politiche aziendali.
Siamo quindi nel campo delle frodi commesse da dipendenti (dirigenti) infedeli, definite in letteratura "frodi occupazionali".
Ora consideriamo l'aspetto contabile.
La vendita sottoprezzo sarà rilevata contabilmente come ogni altra operazione.
In questo caso avremo due possibili scenari:
- il gestionale-contabile è progettato per calcolare il prezzo unitario del prodotto e confrontarlo con i limiti minimi di prezzo previsti dalle politiche aziendali. In questo caso, pertanto, il sistema di controllo segnalerà un "alert" invitando la funzione di "audit commerciale" a verificare la transazione in oggetto;
- il gestionale-contabile non è progettato per effettuare controlli automatici di primo livello sulle transazioni inserite. In questo caso il manager continuerà indisturbato ad effettuare vendite sottoprezzo senza che nessuno se ne accorga; almeno fino a quando commetterà il classico "passo falso".
In entrambi gli scenari descritti siamo in presenza di una frode "on the book", poiché dalle rilevazioni contabili è possibile rinvenire le tracce dell'atto fraudolento.
E' bene precisare che la transazione irregolare, almeno in teoria, potrebbe essere scoperta anche senza il ricorso ai dispositivi di controllo automatico sulle rilevazioni inserite in contabilità, ad esempio grazie ad un'attività di revisione contabile ovvero di audit interno di routine oppure ancora grazie alle lamentele dei clienti che si vedono applicare condizioni economiche più svantaggiose rispetto al soggetto favorito dal direttore commerciale.
I controlli automatici di "primo livello", insieme al rispetto di corrette procedure di contabilizzazione basate anche sulla separazione delle mansioni (distinguendo il controllore dal controllato in ragione delle teorie sulla "segregation of duties"), potrebbero limitare di molto fenomeni quale quello appena descritto.
