Whistleblowing: l'anonimato è sempre garantito?

Chi opera nel settore delle indagini economico-finanziarie si trova ormai quotidianamente ad affrontare casi di segnalazioni anonime di irregolarità e di comportamenti sleali verso l'azienda, nel settore pubblico come nel settore privato.

Infatti anche un semplice impiegato dell'ufficio acquisti o dell'ufficio contabilità, può trasformarsi in un determinato e formidabile strumento di tempestiva segnalazione di fatti anomali legati a frodi, abusi, truffe, furti, corruzione, riciclaggio e pericoli alla sicurezza nei luoghi di lavoro, tanto da fornire elementi oggettivi per intercettare un comportamento illecito in corso di svolgimento.

E' il cosiddetto "whistleblower"! 

E' il leale collaboratore dell'imprenditore, che avendo a cuore le sorti dell'organizzazione per la quale lavora e dalla quale percepisce lo stipendio, si trasforma in un'efficace sentinella antifrode.

Ma come assicurare l'anonimato al whistleblower in modo tale da garantigli la necessaria serenità e fiducia nel formulare la propria segnalazione? 

Come assicurargli la dovuta protezione da atti di ritorsione di colleghi e superiori? 

Esistono sistemi realmente garantiti per assicurare l'anonimato?

Una possibile soluzione, ormai sperimentata da lungo tempo nel contesto aziendale americano e inglese, è il ricorso alle procedure informatiche.

Ad esempio, a servizi in outsourcing a ciò dedicati.

Questi, infatti, hanno due pregi principali: il database nel quale sono registrate le segnalazioni è esterno all'azienda, ubicato da qualche parte nel cloud, mentre l'identità del dipendente è garantita da accessi con credenziali alfanumeriche non direttamente associate ai dati personali.

Inoltre questi sistemi informatici sono in grado di attribuire un codice univoco alla segnalazione e monitorarne lo stato di trattamento successivo (presa in carico, gestione, indagine, esito, sanzioni e/o provvedimenti comminati eccetera), riepilogando tutto ciò nella pagina web creata dal sistema per quella specifica segnalazione, alla quale il solo segnalante può accedere.

Tra l'altro questi ambienti di comunicazione, a maggior tutela della privacy, possono essere collocati, organizzati e gestiti nella "deep web" o nella "darknet", accessibile tramite la rete anonima "tor".

Naturalmente la procedura può prevedere anche una segnalazione che ne identifichi l'autore che la formula. In questo caso, tuttavia, l'informazione legata all'identità del segnalante è conosciuta esclusivamente dagli apparati di governance, internal audit e/o dagli organismi di vigilanza e sicurezza aziendali.

Non ultimo, il problema legato alle false e/o illegittime segnalazioni. 
Queste possono essere formulate per screditare o danneggiare un collega dell'ufficio o un superiore gerarchico.
Anche in questo caso, il sistema informatico è in grado di identificare a priori le segnalazioni non veritiere, attraverso una serie di indicatori di anomalia generati automaticamente dal sistema. 

Queste procedure informatiche, sulla base all'esperienza maturata in questi ultimi anni, permettono alle aziende di individuare in anticipo le patologie aziendali, addirittura ancora in corso di svolgimento e, conseguentemente, di diminuire il numero e il danno delle frodi, con un notevole vantaggio sia in termini economico-finanziari che di immagine.