Teeming and lading

Vanno sotto il nome di "teeming and lading fraud" un insieme molto vasto di illeciti tipici dell’area commerciale, in particolare della contabilità clienti.

Si va dal furto di contante o assegni incassati nel commercio al minuto, alla costituzione di conti correnti sui quali deviare i flussi di pagamento grazie all'iscrizione in fattura di codici IBAN diversi da quelli ufficiali aziendali.
In questi casi, colui che commette la frode nasconde il credito (in realtà saldato dal cliente sul conto del criminale) il più a lungo possibile tramite registrazioni contabili false, fino a quando non è più in grado di occultare l'illecito decidendo di scomparire.

Questo tipo di frode balza raramente agli onori della cronaca in quanto, di norma, non interessa ingenti somme di denaro e perché è perpetrato, in molti casi, da personale interno alla struttura aziendale senza che gli apparati di controllo possano intervenire con efficacia.

Un buon antidoto contro questo tipo di illecito è certamente la cosiddetta "segregation (o separation) of duties" definita e descritta da tutti i più moderni modelli teorici di controllo interno.

Pertanto chi si occupa delle vendite non dovrebbe gestire gli incassi dai clienti e chi verifica gli incassi ricevuti  non dovrebbe anche occuparsi della compilazione, emissione e trasmissione delle fatture.

Le frodi "long-firm"

Le frodi "long-firm" sono classificate tra quelle più antiche. Già oggetto di studio nelle facoltà di criminologia economica negli anni '70, sono oggi ancora in voga soprattutto nel settore commerciale.

La forma più tipica è anche la più diffusa e consiste in una truffa perpetrata ai danni del fornitore.

Colui che intende compiere la frode è solitamente un operatore non conosciuto sulla piazza in cui agisce.

L'azione illecita inizia con alcuni ordini di ridotte quantità di merce di facile assorbimento dal mercato (ne sono un esempio i tablet, gli smartphone o i PC portatili).
A fronte di questi ordini sono disposti pagamenti immediati e puntuali.

In questo modo il fornitore incrementa progressivamente il suo livello di fiducia verso il nuovo cliente.
Così il cliente-criminale, forte della fiducia ottenuta, aumenta gradualmente le quantità ordinate ma inizia a richiedere dilazioni di pagamento, dapprima contenute entro il breve periodo di qualche giorno e successivamente, nella fase matura dell'azione criminale, per la durata di un mese e più.

Il volume degli ordini dunque cresce in proporzione alla fiducia riconosciuta dal fornitore, più disponibile a concedere credito al cliente in quanto i pagamenti, seppur dilazionati, sono regolari.

Dopo pochi mesi, quando il truffatore ritiene di aver raggiunto il livello massimo di credito ottenibile, vende  le merci a prezzi scontati incassando, se possibile, denaro contante e scompare senza lasciare tracce e senza pagare le fatture del fornitore.
Fatture, questa volta, di valore molto elevato emesse a fronte di forniture importanti.

Di norma, queste frodi sono pianificate con cura ed organizzate attraverso la creazione di siti internet e la costituzione di società ad-hoc.
L'impatto economico della frode aumenta quando il cliente-criminale si trova in località lontane dalla sede del fornitore e sono rare le occasioni di incontro e di scambio di informazioni più dettagliate.

La conta di cassa a rischio di frode

Non è raro assistere ad una conta di cassa. 

Basta osservare la cassiera di un supermercato che a fine turno verifica che il saldo contabile, dato dalla giacenza di inizio giornata e dalla movimentazione delle entrate e delle uscite in contanti, sia esattamente coincidente con il denaro presente nel registratore di cassa.

Un controllo molto forte, si potrebbe pensare. 

Ma a questo va aggiunta la riconciliazione bancaria relativa ai movimenti determinati dall'utilizzo di Bancomat/POS e carte di credito da parte della clientela.

La procedura di controllo diviene strategica se si pensa che tali riconciliazioni non avvengono solamente al termine di ogni turno di lavoro (il cd "controllo di primo livello") ma in modo aggregato anche alla fine della giornata lavorativa e con riferimento ad ogni punto vendita nel caso il singolo supermercato faccia parte di una catena commerciale (il cd "controllo di secondo livello"). 

Il tutto con cadenza giornaliera, settimanale, mensile e annuale.

Purtroppo però l'efficacia di queste forme di controllo non è scontata!

Tali procedure sono valide e adeguate solo se sono organizzate con attenzione e sottoposte a verifiche periodiche indipendenti. 

Sul punto i manuali di fraud auditing ci suggeriscono di effettuare i controlli indipendenti nel corso dei periodi di ferie del personale solitamente preposto alla riconciliazione di secondo livello.

Ciò non tanto perché c'è il sospetto di attività fraudolente commesse da quest'ultimi, bensì perché la riconciliazione di banca e di cassa può provocare in capo a chi la effettua automatismi logici, addirittura inconsapevoli, tali da compromettere l'effettiva efficacia del controllo.
Soprattutto se questa attività è ripetuta con frequenza.

E radiografare criticamente un processo dà esiti migliori se fatto senza la presenza di chi quel processo è tenuto a eseguirlo ogni giorno!

Si pensi all'utilizzo di strumenti di calcolo quali i fogli elettronici pre-programmati, utilizzati in modo acritico dall'operatore di cassa senza svolgere, ad esempio, una verifica delle formule in esso contenute. 

In questo caso l'addetto alle riconciliazioni può essere utilizzato come inconsapevole strumento nelle mani del frodatore, il quale, dopo aver predisposto una procedura di conta manipolata, lo inganna al solo fine di fargli confermare l'assenza di anomalie.

Sarà banale, ma mi è capitato di accertare casi di frode molto gravi basati sulla manomissione delle formule inserite nei fogli elettronici di calcolo con l'obiettivo di "integrare" artificialmente ammanchi di cassa, semplicemente sommano una certa somma "a tappo" (come si direbbe con un linguaggio poco tecnico ma chiaro) data dalla differenza tra quanto realmente presente in cassa e quanto risultante nella contabilità generale.

Nel caso in esame per calcolare l'impatto economico complessivo della frode è bastato sommare tutti gli importi inseriti a tappo nelle varie versioni dei fogli Excel recuperate nel PC del frodatore. 

Una somma pari a circa 280.000 euro sottratta dalla cassa di una nota catena di supermercati in un arco di tre/quattro anni...