Non è raro assistere ad una conta di cassa.
Basta osservare la cassiera di un supermercato che a fine turno verifica che il saldo contabile, dato dalla giacenza di inizio giornata e dalla movimentazione delle entrate e delle uscite in contanti, sia esattamente coincidente con il denaro presente nel registratore di cassa.
Un controllo molto forte, si potrebbe pensare.
Ma a questo va aggiunta la riconciliazione bancaria relativa ai movimenti determinati dall'utilizzo di Bancomat/POS e carte di credito da parte della clientela.
La procedura di controllo diviene strategica se si pensa che tali riconciliazioni non avvengono solamente al termine di ogni turno di lavoro (il cd "controllo di primo livello") ma in modo aggregato anche alla fine della giornata lavorativa e con riferimento ad ogni punto vendita nel caso il singolo supermercato faccia parte di una catena commerciale (il cd "controllo di secondo livello").
Il tutto con cadenza giornaliera, settimanale, mensile e annuale.
Purtroppo però l'efficacia di queste forme di controllo non è scontata!
Tali procedure sono valide e adeguate solo se sono organizzate con attenzione e sottoposte a verifiche periodiche indipendenti.
Sul punto i manuali di fraud auditing ci suggeriscono di effettuare i controlli indipendenti nel corso dei periodi di ferie del personale solitamente preposto alla riconciliazione di secondo livello.
Ciò non tanto perché c'è il sospetto di attività fraudolente commesse da quest'ultimi, bensì perché la riconciliazione di banca e di cassa può provocare in capo a chi la effettua automatismi logici, addirittura inconsapevoli, tali da compromettere l'effettiva efficacia del controllo.
Soprattutto se questa attività è ripetuta con frequenza.
E radiografare criticamente un processo dà esiti migliori se fatto senza la presenza di chi quel processo è tenuto a eseguirlo ogni giorno!
Soprattutto se questa attività è ripetuta con frequenza.
E radiografare criticamente un processo dà esiti migliori se fatto senza la presenza di chi quel processo è tenuto a eseguirlo ogni giorno!
Si pensi all'utilizzo di strumenti di calcolo quali i fogli elettronici pre-programmati, utilizzati in modo acritico dall'operatore di cassa senza svolgere, ad esempio, una verifica delle formule in esso contenute.
In questo caso l'addetto alle riconciliazioni può essere utilizzato come inconsapevole strumento nelle mani del frodatore, il quale, dopo aver predisposto una procedura di conta manipolata, lo inganna al solo fine di fargli confermare l'assenza di anomalie.
Sarà banale, ma mi è capitato di accertare casi di frode molto gravi basati sulla manomissione delle formule inserite nei fogli elettronici di calcolo con l'obiettivo di "integrare" artificialmente ammanchi di cassa, semplicemente sommano una certa somma "a tappo" (come si direbbe con un linguaggio poco tecnico ma chiaro) data dalla differenza tra quanto realmente presente in cassa e quanto risultante nella contabilità generale.
Nel caso in esame per calcolare l'impatto economico complessivo della frode è bastato sommare tutti gli importi inseriti a tappo nelle varie versioni dei fogli Excel recuperate nel PC del frodatore.
Una somma pari a circa 280.000 euro sottratta dalla cassa di una nota catena di supermercati in un arco di tre/quattro anni...
