Intervista col frodatore

Nel corso delle attività di fraud auditing condotte all'interno delle aziende private, mi è capitato, in varie occasioni, di interrogare (probabilmente sarebbe meglio utilizzare il termine "intervistare") colui che si sospettava essere il responsabile della frode o un soggetto a lui vicino.

Questa è un'eventualità che va presa in considerazione in presenza di alcune circostanze specifiche, come ad esempio quando si ha la necessità di:

• ottenere la conferma di un'ipotesi investigativa;
• raccogliere nuovi elementi da vagliare;
• reperire ulteriore documentazione di supporto alle evidenze investigative;
• valutare la consapevolezza o la percezione del frodatore sul danno arrecato all'azienda;
• raccogliere in modo formale una testimonianza (tramite la redazione di un verbale);
• verificare eventuali collusioni o complicità.

Il confronto con la "persona informata sui fatti" è una tappa critica nel processo di fraud auditing e, pertanto, sarebbe un errore affrontarla con superficialità e scarsa concentrazione. Per tale ragione l'incontro deve essere pianificato nei minimi dettagli e con il contributo fondamentale dei consulenti legali. 

Innanzitutto è necessario definire l’obiettivo che si vuole raggiungere, in secondo luogo individuare il soggetto più indicato a fornire l’informazione ricercata ("soggetto target") e, infine, determinare il momento adatto in cui procedere. 

La volontà di ricorrere all'intervista, salvo casi specifici, deve essere concordata con il committente dell'incarico di forensic accounting, che deve concedere la formale autorizzazione.

Anche gli argomenti da trattare, le domande da porre, le tecniche di fraud interviewing da utilizzare e gli eventuali documenti da sottoporre all'intervistato, devono essere definiti con la massima precisione.

Solitamente questa fase di contatto tra chi indaga e chi è coinvolto nella frode, si snoda in due fasi differenti. Una prima fase, che si potrebbe definire "preparatoria", riguarda la definizione della strategia, dell'approccio e della forma dell'intervista, mentre la seconda fase, di natura prettamente "operativa", si traduce nella convocazione e intervista del soggetto. 

Ad esempio, se in presenza di un sospetto di frode on the book (frode contabile o di bilancio) commessa da un funzionario dell’ufficio amministrativo, l’obiettivo del fraud auditor fosse quello di appurare i meccanismi attraverso i quali sia stato possibile alterare il dato del fatturato, la procedura da adottare potrebbe essere simile alla seguente: 

FASE PREPARATORIA

• assunzione delle "informazioni di contesto": organigramma dell'ufficio amministrativo, procedure operative adottate, caratteristica dei report prodotti dal sistema contabile, eccetera;
• ottenimento di informazioni sul "soggetto target": data di assunzione, esperienze pregresse, eventi accaduti nel corso della vita lavorativa, presenza di conflitti con i colleghi o con l'azienda, avanzamenti di carriera, premi/bonus percepiti, eccetera;
• acquisizione di informazioni sulle attività svolte presso l'ufficio amministrativo: ruoli e mansioni ricoperte, livelli di responsabilità, usi e consuetudini di lavoro, eccetera;
• pianificazione dell'incontro: definizione delle domande e di chi le pone, del luogo dell'incontro e della forma di convocazione da utilizzare, identificazione dei tabulati contabili e delle prove documentali da condividere con l'intervistato, eccetera). 

FASE OPERATIVA

• convocazione del soggetto;
• conduzione dell'intervista mediante l'applicazione delle tecniche di fraud interviewing;
• eventuale redazione di un verbale;
• eventuale comminazione di sanzioni o di provvedimenti disciplinari.

Naturalmente l’approccio e le modalità di esecuzione dello scenario prospettato variano notevolmente da caso a caso.
Inoltre non bisogna dimenticare mai che il fraud auditor si può muovere solo all'interno di precisi, e non derogabili, paletti legislativi. In altre parole al fraud auditor non possono essere attribuite funzioni quali quelle esercitabili in via esclusiva dagli organi di polizia giudiziaria.

Per tali motivi non è possibile definire un criterio univoco o un protocollo standard di svolgimento dell’intervista col frodatore.
Ogni esperienza vissuta, infatti, rappresenta una storia a sé stante, con dettagli e condizioni notevolmente differenti.