Con l'espressione "ispezione contabile e documentale" ci si riferisce, in particolare, ad ogni attività finalizzata ad esaminare, verificare e acquisire qualsiasi dato o informazione contabile o extra-contabile contenuta nei registri, libri, archivi e sistemi informatici aziendali.
Naturalmente le ragioni che spingono l'imprenditore ad avvalersi di tali servizi a fini di ispezione e controllo sono molteplici; una fra tutte il sospetto di una frode commessa da dipendenti infedeli.
In questo caso le verifiche (che potremmo chiamare anche "indagini interne" o "internal fraud audit") si concretizzeranno dapprima con un'attività di riscontro sull'effettiva capacità delle sole informazioni contabili a far emergere il comportamento fraudolento; ciò grazie, ad esempio, agli accertamenti preliminari sulla completezza, accuratezza e veridicità delle rilevazioni contabili e della loro corretta sintesi nel bilancio d'esercizio.
In secondo luogo si procederà con l'attività di ricognizione e raccolta delle informazioni extra-contabili.
E' bene tener presente che il forensic accontant, nel corso delle proprie verifiche, è poco incline ad utilizzare i metodi di campionamento.
Infatti queste tecniche possono limitare una piena ed esaustiva ricostruzione della frode. Pertanto le indagini saranno svolte a tutto campo, setacciando ogni dato disponibile anche ricorrendo a strumenti informatici appositamente progettati per le attività investigative.
Nel corso delle ispezioni non deve essere trascurata l'analisi delle e-mail come pure delle agende aziendali, dei brogliacci, degli appunti, degli scadenzari e della corrispondenza cartacea, ancora utilizzata in certi ambiti lavorativi.
Come è fondamentale ricostruire i flussi commerciali tramite l'analisi dei contratti, ordini, fatture nonché i flussi finanziari mediante l'esame dei conti correnti, delle contabili bancarie, delle matrici di assegni o delle lettere di bonifico.
E' chiaro che il rifiuto ad esibire o consegnare al forensic accountant un determinato documento equivale ad incrementare i sospetti sull'esistenza della frode, così come rappresentano gravi indizi di responsabilità l'eventuale occultamento o distruzione di documenti o dati ovvero le rettifiche contabili fatte in modo imprevisto e improvviso nel corso dell'ispezione.
